Hibákat mindenki elkövet. Ahogy a mondás tartja, aki dolgozik, hibázik.
Előfordul, hogy egy hiba akár veszteséggel is jár a cég számára. A probléma megoldása mindesetre időt, energiát, munkaerőt vagy pénzt vesz igénybe vagy ezeknek kombinációját. Azonban annak, hogy a károkról hogyan informáljuk az alkalmazottat is megvan a maga etikettje.
Vezetőként hosszútávon megóvhatjuk erőforrásainkat, ha a probléma kezelési módját csiszoljuk. Továbbá olyan előnyökkel is számolhatunk, mint bizalom, csapatösszetartás és pozitív(abb) légkör.
1. A CÉL
Vezetőként mérlegeljük előszőr is, hogy mi a cél. Ha a kolléga nem követett el olyan mértékű hibát, hogy az már munkaviszonyát befolyásolja, fontos, hogy a beszélgetés tehát építő legyen.
Ehhez tudnunk kell, hogy mi volt a gyökere annak, hogy a kolléga nem tudta a feladatot megfelelően, elvárások szerint teljesíteni. Ha nem lustaság, nemtörődömség áll a háttérben, hanem például valamilyen lexikális tudás, vagy gyakorlati ismeret hiánya, időt kell szánnunk a kollega fejlesztésére. Ezzel a feladattal megbízhatunk valakit, aki ennek a bizonyos feladatnak mestere és képes is arra, hogy ezt a tudást hatékonyan átadja.
A visszajelzést viszont intézzük mi magunk. Beszélgetés során tartsuk szem előtt a célt: hogyan fog a kollega legközelebb zökkenőmentesen megbirkózni a feladattal? Semmiképp se folytassunk le egy ilyen beszélgetést dühösen vagy ingerülten.
2. KÖRÜLMÉNYEK
Sokszor többen egy légtérben dolgoznak. Egy ilyen beszélgetéshez azonban mindig keressünk egy csendes helyet, ahol négyszemközt tudunk a kollegával beszélni.
Az is előfordul, hogy a vezető szeretne “idő hatékony” lenni ezért személyesen odamegy a kollegához, aki éppen a helyén ül és “gyorsan” elsorolja neki az illető vétkeit, ezután visszamegy a saját helyére és folytatja a munkáját. Semmiképp se adjuk negatív visszajelzést mellette állva. Legyünk fizikailag “egy szintben” a kollegával. Ha ő ül, mi is üljünk le mellé. Mindenképp kerüljük a fizikai kontaktust, ingerült, heves testbeszédet.
3. MEGFOGALMAZÁS
Ne legyen egyoldalú monológ. Ilyen helyzetekből vezetőként is rengeteget tudunk tanulni. Ha felismerjük mi okozta a problémát, elkerülhetjük akár azt is, hogy később más emberek ugyanezt a hibát elkövessék. Próbáljuk tehát feltérképezni és megérteni, hogyan és pontosan miért is történt ez az incidens. Tegyünk fel kérdéseket, és hagyjuk az alkalmazottat is beszélni. Ezen felül, akkor tud az ember igazán dolgokra ráébredni ha végig gondolja, és saját maga találja meg a választ. Ehhez azonban kérdezni kell. Használjuk ki a nyitott kérdések erejét.
Fontos, hogy a kollega ne törjön össze egy ilyen beszélgetés során. Ha önbecsülése, önbizalma sérül az további pontatlanságot, hibákat idézhet elő. Figyeljünk tehát oda, hogyan tálaljuk a “rossz híreket”. Mindenkinek vannak erényei, kezdjük azzal. Ezt követően térjünk a fejlesztendő témakörre és derítsük ki, hogy mi okozta a hibát. Összegezzük a feladat fontosságát és kérdezzük meg, mit gondol az alkalmazott, mire van szüksége ahhoz, hogy ezt tudja is teljesíteni.
Ezt követően vonjunk le egy konklúziót, hogy miként megyünk tovább.
Például:
A kollega kap egy tréninget? (Legyen kimondva, egyeztetve mikor, kitől, milyen formában.)
Több időre van szüksége a feladat kivitelezéséhez? (Állapodjunk meg az új időkeretben, határidőben.)
A kollega nem alkalmas a feladat elvégzéséhez? (Ha van módunk delegáljuk másra a feladatot, aki ezt élvezettel és könnyedén tudja teljesíteni, őt pedig bízzunk meg valami mással.)
Valami cégen belüli konfliktus, feszültség idézte elő a problémát? (Járjunk utána és simítsuk el a nézeteltéréseket.)
Magánéleti problémája van a kollegának? (Ha tudunk, ajánljuk fel pár szabadnapot, hogy újult erővel tudjon visszatérni.)
Zárjuk le pozitívan a beszélgetést.
4. VISSZACSATOLÁS
Kövessük nyomon, hogy a megoldási terv sikeres volt. Győződjünk meg róla, hogy minden körülmény adott a feladat sikeres ellátására.
Comments