top of page
Keresés

6 tipp, hogyan tarts ütős meetingeket!

Frissítve: 2023. ápr. 18.

Milyenek a találkozók? Az emberek passzívak vagy aktívak? Odafigyelnek? Mit gondolsz, az értekezletek hatékonyak, vagy néha kissé vontatottak?


Íme 6 tipp, amivel hatékonyabbá és élvezetesebbé teheted a megbeszéléseket!



Tipp #1 : Legyél tisztában azzal, hogy milyen típusú találkozót tartasz!


Seth Godin szerint a találkozókat 3 csoportra lehet osztani:


1. Tájékoztatás: Amikor ténylegesen információt adsz meg valamiről, nem számít, hogy a közönségnek tetszik-e vagy sem.


2. Megbeszélés: Amikor felvetsz egy témát, és gondolkodásra és visszajelzésre ösztönzöd a hallgatóságot. Ez gyakorlatilag egy ötletbörze.


3. Jóváhagyás: Felvetsz valamit, és reméled, hogy jóváhagyást és megerősítést kapsz (természetesen a jelenlévőknek joga van ellenezni is a felvetést).


Egy találkozó gyakran azért fárasztó, mert a résztvevőknek eltérő a véleménye arról, hogy milyen megbeszélésen vesznek részt. A legjobb tehát azzal kezdeni, hogy meghatározzuk, mi is az aznapi találkozó célja.


„Szeretnék a mai ülésen mindenkit tájékoztatni a nyári leállás részleteiről…

„Egy kényes ügyet szeretnék megvitatni veletek, ezért várom a visszajelzéseket…”

„Szavazásra tenném fel a mai ülésen, hogy mit kezdjünk a …”


Tipp #2 : 15 perces szabály


Hallottál már a „Parkinson-törvényről”?


(Cyril Northcote Parkinson 1955-ben írt egy humoros esszét a „The Economist” számára. Egy hölgyről szól, aki az egész napját azzal tölti, hogy megír egy levelezőlapot és elküldi az unokahúgának. Egy elfoglalt embernek azonban ez a műveletsor körülbelül 3 percet venne igénybe.)


A Parkinson-törvény szerint a munka annyi időt vesz igénybe, amellyel kitölti az elvégzésére szánt időt.


Ez azt jelenti, hogy ha egy értekezletre fél órát szánunk, még akkor is fél órát fog igénybe venni a megbeszélés, ha csak 10 percre lenne szükségünk, és így a kollégákat feleslegesen fárasztjuk.

Elgondolkodtál már valaha azon, hogy a TED-előadások miért 18 percesek? Mert 18 perc az egy optimális egységnyi figyelemidő.

Ennek fényében érdemes időkorlátot szabni a meetingeknek. A legideálisabb 15-20 perc. Állíts be egy időzítőt, és ha megszólal a riasztó, azonnal zárd le a megbeszélést.


"A becslések arra vonatkozóan, hogy egy személy mennyi ideig tud optimálisan összpontosítani (a figyelem időtartama), öt és húsz perc között mozog" – Pieternel Dijkstra & Max Wildschut


Tipp #3 : Vond be az embereket


Adj különböző szerepeket a résztvevőknek, mint például a memo megírása, az előző találkozó felidézése/összegzése, a nyomtatványok szétosztása, írás a táblára, a projektor felszerelése stb. Valószínű, hogy nem tudsz mindenkit bevonni, de meetingről meetingre rotáld a szerepeket.


Tipp #4 : Jelenlét


Irodában:


Ha az irodában, ahol a meetinget tartjátok, a székek sorokban vannak elhelyezve, fokozottan ügyelj a hátul ülőkre. Az emberek nagyobb valószínűséggel választanak hátul helyet, ha fáradtak, ha csevegni szeretnének a haverjaikkal, vagy meg akarják nézni az e-mailjeiket.

Amit megtehetsz, az az, hogy bevonod a hátsó embereket, például ha van a csapathoz egy kérdésed, név szerint egy hátsó sorban ülőnek címzed. Így tudatában lesznek, hogy „nem tudnak elrejtőzni”, és jobban odafigyelnek a megbeszélésen.


Online:


Ha a kamera ki van kapcsolva, a résztvevők főzhetnek, mosogathatnak, telefonálhatnak, a kutyájukkal játszhatnak, növényeket locsolhatnak – bármit csinálhatnak igazából. Ha be van kapcsolva a kamera, odafigyelnek a meetingen. Így nem csak jobban odafigyelnek rád, de csapatépítő ereje is van.


Tipp #5 : Körülmények


5.1. Az álló helyzetben tartott értekezletek, ha furcsán is hangzik, hatékonyabbak! A döntések gyorsabban születnek, és az emberek általában lelkesebbek állva, és szkeptikusabbak, amikor ülnek.


„A megbeszélések közbeni állás növeli az izgalmat a kreatív csoportok folyamatai körül, és csökkenti az emberek hajlamát arra, hogy megvédjék a területüket – derül ki egy új, St. Louis-i Washington Egyetem tanulmányából, amely hordható érzékelőket használt a résztvevők aktivitási szintjének mérésére.” (1)


5.2. Kérd meg az embereket, hogy NE vigyék magukkal telefonjukat az értekezletekre. Hatalmas kísértés a figyelemelterelésre.


Tipp #6 : Kérdések


Háromféle kérdést tehetünk fel a találkozókon:


  1. megértést segítő kérdéseket,

  2. folyamatot támogató kérdéseket (például hogy megbizonyosodjunk arról, hogy mindenki ugyanarról a dologról beszél),

  3. és azokat, amelyek megerősítik saját álláspontunkat, vagy megkérdőjelezik valaki más álláspontját.

Mindhárom kérdéstípusnak megvan a létjogosultsága, de ne keverjük össze őket. Tegyél fel kérdéseket, amelyek először segítik a megértést, majd támogatják a folyamatot, és végül vitát generálnak. (2)


Sok sikert a jövőbeni értekezletekhez!


(1) („Get up! New research shows standing meetings improve creativity and teamwork”, Source.wustl.edu, 12-06-2014)

(2) "The Communication Book: 44 Ideas for Better Conversations Every Day, W. W. Norton & Company, Feb 4, 2020”

33 megtekintés0 hozzászólás

Comentários


bottom of page